Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис- менеджера

1. Общие положения
1.1. Главной задачей офис-менеджера является информационно-административная поддержка офиса.
1.2. Офис-менеджер находится в прямом подчинении директора ООО «Рога и копыта»

1.3. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом директора ООО «Рога и копыта»

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего трудового распорядка,  Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) общества, приказами (указаниями) директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.


1.5. На время отсутствия офис-менеджера на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на директора или лицо,  указанное Директором..
1.6. Во время длительного отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, назначенный  директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.

Требования к внешнему виду
1. Деловой стиль в одежде  
2. Ухоженные волосы, наличие прически
3. Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
4. Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

2. Функциональные обязанности

2.1. Работа:
2.1.1. Прием входящих телефонных звонков, получение информации о причине звонка и имени абонента, правильная и оперативная переадресация звонков, и передача информации сотрудникам офиса.
При этом:
- снимать трубку не позже 3-его звонка;
- сняв трубку, представиться: "Компания "Рога и копыта", доброе утро/день/вечер" (Доброго времени суток).
- вежливо попросить звонящего представиться, если он не сделал этого и соединить с нужным сотрудником - "Представьтесь, пожалуйста",  "Могу я узнать как Вас зовут?";
- в случае отсутствия нужного сотрудника, попросить звонящего оставить информацию ("Иванова сейчас уехала на встречу, я могу записать информацию для нее или отправить сообщение ей на мобильный") или предложить помощь фразами "Чем я могу Вам помочь?", "Возможно, кто-то еще может решить Ваш вопрос" и т.д.
Все вышеперечисленные действия должны выполняться оперативно, чтобы не занимать долго телефонную линию.


2.1.2. Прием сообщений и телефонограмм для сотрудников офиса во время их отсутствия или невозможности вести телефонные переговоры.


2.1.3. Переадресация всех электронных сообщений, поступающих в «Рога и копыта»

2.1.4. Отправка сообщений и телефонограмм на мобильный телефон (sms) и дублировать на электронную почту.
2.1.5. Поиск требуемой информации в телефонной базе, в Интернете
2.2. Осуществление передачи необходимой рабочей информации каждому сотруднику Компании.
2.3. Ведение общего делопроизводства:
- регистрация всей входящей корреспонденции (ведение журнала регистрации входящей корреспонденции);
- регистрация всей исходящей корреспонденции (ведение журнала исходящей корреспонденции);
- регистрация договоров, заключаемых с ООО "Рога и копыта",-регистрация пришедших на собеседование в журнале посещений

2.4. Выполнение машинописных работ.
2.5. Ведение, внесение изменений в список телефонов сотрудников компании (внутренние, мобильные, домашние).

2.6 Рассылка по электронной почте, факсу, методом телефонограмм коммерческих предложений потенциальным или возможным клиентам.

2.7. Отслеживать методом обзвона дошла ли информация до адресата.

2.8 Предложение услуг ООО «Рога и копыта»  методом личного общения либо по телефону, либо при личном посещении клиента.

3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
3.3. Пользования утвержденными  директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.
3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.6. Получать от руководства или должностных лиц Компании информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.

4. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
4.2. За неиспользование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
4.3. За несоблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.
4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

5. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
5.1. Офис-менеджер взаимодействует со следующими функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами Компании:
Все отделы компании: прием телефонных звонков/передача или переадресация информации, отправка факсимильных и internet сообщений, прием заявок на доставку/получение корреспонденции

6. Режим работы, право подписи.

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
5.2. В связи с производственной необходимостью, офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).


 

С инструкцией ознакомлена, согласна, экземпляр на руки получила


____________________________(___________________________)
подпись Ф.И.О.
"________"________________20____г.

Закрыть